ARHIVARE FIZICA

SERVICII

Arhivarea fizica consta in prelucrarea documentelor in vederea gestionarii si folosirii eficiente a acestora.

Serviciile de arhivare fizica a documentelor ajuta institutiile si companiile sa-si organizeze arhivele de documente, dupa criterii de arhivare legale, astfel incat sa faciliteze accesul la informatie pe niveluri de acces.


SCOP

Printre scopurile arhivarii fizice pot fi enumerate:

  • Facilitarea accesului la informatie.
  • Pastrarea si depozitarea documentelor in conditii de siguranta.
  • Evitarea deteriorarii sau pierderii documentelor.

PROCEDURA

Etapele organizarii activitatii de arhiva fizica sunt:

1. Intocmirea Nomenclatorului Arhivistic

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru in baza caruia se realizeaza constituirea dosarelor si se orienteaza intreaga activitate de arhiva.

2. Fondarea

Fondarea sau definirea apartenentei documentelor la fond, reprezinta operatiunea prin care se stabileste carui fond arhivistic apartin documentele create si detinute de-a lungul timpului de catre institutia in cauza.

3. Ordonarea documentelor

In baza Nomenclatorul Arhivistic, operatiunea de ordonare a arhivei se realizeaza prin gruparea documentelor, pe baza schemei organizatorice a institutiei si termenelor de pastrare a documentelor.

4. Constituirea unitatilor arhivistice/dosarelor

Odata grupate documentele in ordine cronologica, pe probleme si termene de pastrare, conform Nomenclatorului Arhivistic, acestea se pot constitui in unitati arhivistice/ dosare.

Unitatile arhivistice astfel pregatite, vor fi legate intre coperti de carton, urmand ca fiecare dosar sa nu depaseasca numarul de file prevazut de Normele tehnice privind desfasurarea activitatilor in Arhivele Nationale.

La finalul acestei activitati, dosarele vor avea trecute pe coperta elementele de identificare a fiecarei unitati arhivistice in parte.

5. Inventarierea documentelor

Procesul de inventariere se face prin inregistrarea tuturor unitatilor arhivistice constituite la nivelul unei institutii/societati, actiune materializata in elaborarea instrumentelor de evidenta - inventarele arhivistice.Inventarele rezultate pot fi puse la dispozitia beneficiarului atat pe suport de hartie, cat si in format electronic.

6. Selectionarea documentelor

Eliminarea documentelor ce nu va mai sunt utile in activitate si au termenele de pastrare expirate. Se face numai cu aprobarea Comisiei de selectionare din cadrul institutiei/societatii creatoare si cu avizul Arhivelor Nationale.


TERMENE SI TARIFE

Termenele si tarifele se stabilesc in functie de complexitatea lucrarii de comun accord cu autoritatea contractanta.


LEGISLATIE

  • Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996;
    Modificata si completata prin Legea nr. 358/2002;
    Modificata si completata prin Ordonanta de Urgenta nr. 39/2006;
    Aprobata cu modificarile stabilite de Legea nr. 474/2006.

  • Legea nr. 135/2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica (M.Of. nr. 345/2007).

  • Proiectul Legii Arhivelor (care va inlocui Legea nr. 16/1996).

  • Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217/1996.

  • Normativ pentru depozitele de arhiva.

  • Model nomenclator arhivistic.